Gestione documentale: scopriamo in breve cos’è e perché fa al caso nostro

A prescindere dal settore specifico nel quale si trova ad operare, il lavoro di un’azienda moderna tende a generare una elevata quantità di diversa documentazione. Ora collegata alla comunicazione interna, ora alla memoria dell’azienda stessa, ora semplicemente ai normali flussi di lavoro quotidiano, tale massa di documenti è comunque un elemento fondamentale, ed è necessario provvedere alla sua gestione nella maniera più efficiente e produttiva. Per farci spiegare come i sistemi più moderni aiutano le aziende in tale compito, abbiamo rivolto le nostre domande a Datasis, un’azienda specializzata nella programmazione e realizzazione di sistemi per la gestione documentale.
Il parametro più importante di cui tenere conto in questa situazione è sicuramente quello volumetrico, che spesso sfugge, fino ad un’attenta analisi,  anche ai diretti interessati. Un’azienda di dimensioni non particolarmente grandi può trovarsi facilmente a produrre, nel corso di un normale anno di lavoro, anche diverse migliaia di pagine di documentazione; utilizzando i sistemi tradizionali di conservazione, com’è noto, la possibilità di gestione di una tale massa di informazioni è ridottissima, e appesantita da esigenze logistiche, economiche e temporali del tutto inaccettabili per il buon funzionamento aziendale. I vecchi archivi, dove schedario dopo schedario venivano accumulate pratiche su pratiche, richiedono infatti stanze – sempre più grandi – ad essi dedicate, personale che se ne occupi in maniera esclusiva, e tempi lunghissimi per avere accesso a qualsiasi specifico documento. Inoltre, al crescere delle dimensioni, la probabilità di smarrimento di un documento importante sale costantemente.
Quali sono dunque i moderni ed efficaci sistemi di gestione documentale? Oggi per risolvere questa esigenza si fa uso di apparati misti – sia hardware che software – capaci di digitalizzare, archiviare, conservare e recuperare un numero virtualmente infinito di documenti di ogni genere – lettere, fatture, e-mail, fax, ma anche fotografie, audio o perfino video. E poiché, purtroppo, l’ufficio “paperless”, ossia senza carta, del quale da tanto tempo si parla ancora non è diventato realtà, un sistema di gestione documentale includerà anche strumenti – come gli scanner – per acquisire anche tutti quei documenti, sia interni che esterni, che sono originariamente dei fogli stampati. L’aggiunta di un software di riconoscimento caratteri farà infine in modo che il sistema sia letteralmente capace di leggere i documenti stessi, riconoscendovi i dati necessari ad una indicizzazione efficiente e quindi ad un’archiviazione rigorosa e ordinata.
Quali dunque i vantaggi di usare un sistema di gestione documentale in azienda? Fra i primi, sicuramente, dobbiamo contare la possibilità di archiviare qualsiasi quantità di documenti in uno spazio pressoché trascurabile come l’hard disk di un computer. A questo va abbinata la rapidità e la semplicità di recupero di tali documenti in qualsiasi momento e da qualsiasi postazione – perfino, via internet, da sedi esterne all’azienda, se si dispone delle necessarie autorizzazioni. Inoltre l’archiviazione digitale rende possibile la creazione di indici anche molto complessi, permettendo un recupero estremamente mirato delle risorse documentali a fronte di qualsiasi specifica necessità. Per finire, oltre allo spazio e al tempo, il risparmio si estende anche ai costi, dato che svanisce il bisogno di deputare personale specifico alla gestione dell’archivio.