Il mondo del lavoro sta cambiando drasticamente: ecco i consigli di Kyocera Document Solutions per rendere sinergico il lavoro in sede e da remoto in tutte le realtà e, di conseguenza, aumentare la produttività aziendale.
Milano, settembre 2023. Gli elementi che hanno contraddistinto per decenni la routine aziendale hanno cambiato faccia grazie all’avvento del lavoro ibrido. Un’indagine ha rilevato che la presenza media negli uffici è diventata di appena 1,25 giorni alla settimana, quasi tre volte inferiore ai livelli pre-pandemia. Per riuscire a rendere produttivi sia i dipendenti in sede che quelli da remoto è necessario utilizzare servizi specifici sviluppati da specialisti del settore, come Kyocera Document Solutions.
Infatti, ci sono aziende che faticano a conformarsi alla nuova modernità e il motivo è spesso la mancanza di soluzioni tecnologiche e strumenti performanti. Le nuove forme di lavoro remoto e ibrido pongono quindi un’interessante sfida nella ricerca di soluzioni in grado di agevolare le nuove modalità produttive. Ma quali caratteristiche deve avere un software adatto allo scopo?
Sebbene ogni settore e ogni azienda siano diversi, ci sono alcuni attributi comuni.
- Una prima qualità fondamentale è di sicuro l’intuitività di utilizzo: investire in soluzioni complesse può inficiare le prestazioni e il morale del team. Un investimento che si trasforma, quindi, in un costoso errore.
- Poi c’è la questione della sicurezza: l’aumento delle postazioni di lavoro, delle reti e dei dispositivi remoti ha visto crescere il volume delle minacce alla sicurezza informatica.
- Infine, c’è la flessibilità: la tecnologia deve incentivare la mobilità, consentendo ai professionisti di portare a termine le attività in movimento, tra lavoro e casa.
Le piattaforme di Enterprise Content Management (ECM) propongono un approccio olistico alla gestione dei dati strutturati e non strutturati in un ambiente protetto. Grazie a una piattaforma sicura, centralizzata e standardizzata, riescono a incrementare le prestazioni dei lavoratori e la sicurezza, riducendo i costi.
Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) è un esempio di piattaforma ECM che assolve a questo scopo. Infatti, offre una gestione totale dei documenti: grazie a una barra di ricerca in stile Google, si ha accesso immediato a una grande quantità di file, che possono anche essere protetti da una password o da altri metodi di crittografia, per una fruizione in completa sicurezza. I vantaggi sono notevoli anche sul lato della produttività: gli utenti hanno la possibilità di archiviare i documenti in cartelle organizzate e personalizzabili, in modo da renderle facilmente reperibili da tutto il team. Una “soluzione per tutti”, quindi, ma “customizzabile sul singolo” che incentiva uno svolgimento fluido e semplice del lavoro in ogni sua forma: in sede, ibrida o remota.
Ludovico Accardo 
ANTONIO MONGELLI 
Jack Smith 